Zustellungen (Stufe 3 & 4) an neue Benutzer

Warum ist dieser Prozess notwendig?

Der Versand von Nachrichten und Dateien mit den FTAPI-Sicherheitsstufen 3 und 4 nutzt die SecuPass-Technologie, um eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die Daten bereits vor dem Versand auf Ihrem Gerät ver- und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt werden. Niemand dazwischen – nicht einmal FTAPI – kann auf die Inhalte zugreifen.

Damit dieser sichere Schlüsselaustausch funktioniert, ist beim erstmaligen Versand an einen neuen, noch nicht registrierten Benutzer ein einmaliger, mehrstufiger Prozess notwendig. Dieser Artikel führt Sie durch die einzelnen Schritte.

Der Freigabeprozess Schritt für Schritt

Schritt 1: Zustellung durch den Absender

Der Prozess beginnt, wenn ein Absender eine Zustellung mit Sicherheitsstufe 3 (verschlüsselte Dateien) oder 4 (verschlüsselte Dateien und Nachricht) an einen externen Empfänger sendet, der noch keinen FTAPI-Account hat.

Schritt 2: Registrierung durch den Empfänger

Der Empfänger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die eingegangene Zustellung. Über einen Link in der E-Mail wird er zur Registrierung weitergeleitet, wo er ein Passwort für seinen neuen FTAPI-Account festlegen muss. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit der Erstellung eines neuen Kontos bei einem Online-Dienst.

Schritt 3: Aktivierung des SecuPass durch den Empfänger

Nach der erfolgreichen Registrierung und ersten Anmeldung muss der Empfänger seinen persönlichen SecuPass aktivieren. Dies ist für den Empfang von Ende-zu-Ende-verschlüsselten Daten zwingend erforderlich.

• Im FTAPI-Account wird der Benutzer durch eine Benachrichtigung   auf die notwendige Aktivierung hingewiesen.

• Mit einem Klick auf SecuPass einrichten öffnet sich eine Seite, in der der Benutzer sein persönliches SecuPass-Passwort festlegt und bestätigt. Dieser Schritt ist nur einmal pro Benutzer notwendig.

Schritt 4: Finale Freigabe durch den Absender

Sobald der Empfänger seinen SecuPass aktiviert hat, erhält der ursprüngliche Absender eine Benachrichtigung in seiner FTAPI-Oberfläche. Der Absender muss die Zustellung nun final freigeben. Dazu gibt der Absender seinen eigenen SecuPass erneut ein.

Dieser entscheidende Schritt ist mehr als eine reine Bestätigung. Hierdurch wird die Zustellung sicher und untrennbar mit dem Konto des Empfängers verknüpft. Erst danach kann ausschließlich diese Person die verschlüsselten Daten öffnen.

Schritt 5: Download durch den Empfänger

Nach der finalen Freigabe durch den Absender erhält der Empfänger eine weitere E-Mail-Benachrichtigung. Er kann sich nun anmelden, auf die Zustellung zugreifen und die verschlüsselten Dateien sicher herunterladen und entschlüsseln.

Wichtiger Hinweis: Was passiert bei einem SecuPass-Reset?

Ein vergessener SecuPass kann nicht wiederhergestellt, sondern nur durch einen Administrator zurückgesetzt werden. Ein Reset hat zur Folge, dass der Benutzer dauerhaft den Zugriff auf alle bisherigen Zustellungen der Stufe 3 & 4 sowie auf alle Ende-zu-Ende-verschlüsselten Datenräume verliert. Die Daten sind für diesen Benutzer unwiederbringlich verloren und müssen vom jeweiligen Absender oder Datenraumbesitzer erneut bereitgestellt werden.