📋 SecuRooms: Verpflichtende Löschfrist für Datenräume einrichten und verwalten

Dieser Artikel ist eine Anleitung für Administratoren zur Aktivierung und Verwaltung einer verpflichtenden, zentralen Löschfrist für alle SecuRooms, erklärt die Prioritätsregeln und beschreibt die Auswirkungen der Deaktivierung.

Verpflichtende Löschfrist für Datenräume festlegen

Administratoren können über die FTAPI Administration eine verpflichtende Löschfrist für alle Datenräume hinterlegen. Dies dient der zentralen Umsetzung von Compliance-Vorgaben wie beispielsweise der DSGVO.

Konfiguration der verpflichtenden Löschfrist

Die verpflichtende Löschfrist wird in den SecuRooms-Einstellungen des Administrators festgelegt:

1. Navigieren Sie zu Administration > SecuRooms.

2. Klicken Sie auf den Button "Verwalten".

3. Legen Sie die gewünschte Löschfrist (in Tagen) fest.

Beim erstmaligen Setzen oder bei einer Änderung der Löschfrist ist eine Doppel-Bestätigung erforderlich, da diese Einstellung alle Datenräume der Instanz beeinflusst.

Prioritätsregeln der verpflichtenden Löschfrist

Die verpflichtende Löschfrist fungiert als obligatorische Obergrenze und wird auf alle Datenräume angewendet.

Obergrenze: Die individuelle Löschfrist eines Datenraums darf die verpflichtend definierte Frist nicht überschreiten.
Bestehende Räume ohne Frist: Für diese Räume wird die verpflichtende Löschfrist automatisch zugewiesen.
Bestehende Räume mit längerer Frist: Werden auf die verpflichtende Löschfrist angepasst.
Bestehende Räume mit kürzerer Frist: Behalten ihre kürzere, individuelle Löschfrist bei.
Neu angelegte Räume: Erhalten standardmäßig die verpflichtende Löschfrist.

Beispiel: Verpflichtende Löschfrist: 30 Tage

Raum A (ohne Frist) → erhält 30 Tage
Raum B (individuelle Frist 90 Tage) → wird auf 30 Tage angepasst, da der alte Wert über dem Maximum liegt.
Raum C (individuelle Frist 7 Tage) → behält 7 Tage (bleibt bestehen, da der alte Wert unter dem Maximum liegt).
Änderung von Raum C auf 45 Tage → nicht zulässig (überschreitet die verpflichtende Obergrenze)

Zusammenspiel mit dem Papierkorb

Dateien, die durch die verpflichtende oder individuelle Löschfrist gelöscht werden, werden in den Papierkorb verschoben, sofern dieser für das FTAPI System aktiviert ist.

Ist der Papierkorb aktiviert, verbleiben die Dateien dort für weitere 30 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Ist der Papierkorb deaktiviert, werden die Dateien durch die Löschfrist unwiderruflich gelöscht.

Auswirkungen bei Deaktivierung

Wird die verpflichtende Löschfrist durch den Administrator entfernt, werden keine Änderungen an bestehenden individuellen Fristen vorgenommen:

Datenräume mit individuell gesetzter Löschfrist behalten ihren Wert.
Datenräume, die zuvor keine individuelle Frist hatten und nur die verpflichtende Frist übernommen hatten, werden auf "keine Löschfrist" zurückgesetzt.
Neu angelegte Datenräume erhalten keine Löschfrist zugewiesen.

Überwachung und Protokollierung

Das Setzen oder Ändern der verpflichtenden Löschfrist sowie die resultierenden Änderungen an den individuellen Datenräumen werden im Aktivitätsprotokoll jedes betroffenen Datenraums dokumentiert.