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title: "📋 Outlook Add-In (neu): Automatische Versandregeln konfigurieren"
url: "https://support.ftapi.com/de/article/neues-outlook-add-in-versandregeln"
language: "de"
last_updated: "2026-02-20T16:04:31.679Z"
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# 📋 Outlook Add-In (neu): Automatische Versandregeln konfigurieren

Dieser Artikel beschreibt, wir man Versandregeln für das neue Outlook Add-In einrichtet

## **Versandregeln konfigurieren**

**Gilt für:** *Neues Outlook* (Windows, OWA).  
**Hinweis:** Diese Einstellungen gelten **nur** für das neue Outlook. Verwenden Sie das **klassische Outlook (Desktop‑Version)**, finden Sie die entsprechenden Optionen in unserem Hilfe‑Center unter *Outlook (klassisch): Versandregeln*.

**Kurz gesagt:** Mit Versandregeln steuern Sie, wann E‑Mails automatisch sicher über FTAPI versendet werden. Wählen Sie einen der drei Modi: Immer mit FTAPI versenden, nie mit FTAPI versenden oder regelbasiert mit FTAPI versenden.

* * *

## **Voraussetzungen**

-   FTAPI Add‑in für das **neue Outlook** ist installiert und aktiviert.
-   Berechtigungen der Gruppen-Ebene **Administrator** liegen vor.  
     

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## **Versandregeln öffnen**

1.  Melden Sie sich im Browser an Ihrer FTAPI-Instanz an
2.  Navigieren Sie zur **Administration** 
3.  Wählen Sie in der Menünavigation links die Option **Microsoft Outlook**
4.  Klicken Sie auf die Schaltfläche **Richtlinie hinzufügen**  
     ![](https://cdn-assets.productfruits.com/8fe60c06-2646-421c-b6a2-ce1afaf1f444)

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## **Funktionsübersicht (Modi)**

Sie können zwischen drei Modi wählen. Der gewählte Modus gilt global und bestimmt das Verhalten beim Versand.

### **Immer aktiv**

Alle E‑Mails (mit und ohne Anhang) werden automatisch sicher über FTAPI versendet.

### **Niemals aktiv**

Keine E‑Mail wird automatisch über FTAPI versendet (manuelle Auslösung ist weiterhin möglich).

### **Regelbasiert**

Der Versand erfolgt anhand Ihrer **individuell definierten Regeln**.  
Wenn **keine** Regel zutrifft, wird **nicht** automatisch über FTAPI versendet.

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## **Regelbasierten Versand einrichten**

1.  Wählen Sie im Abschnitt **Automatisches Versenden mit FTAPI** die Option **Regelbasiert**.
2.  Wählen Sie ein Template, das auf Sie zutrifft oder erstellen Sie Ihre eigene Regel.  
     ![](https://cdn-assets.productfruits.com/1a62b027-2985-4546-8f02-f919bd5229ef)

**Logik**

-   **Mehrere Bedingungen** innerhalb **einer** Regel werden mit **UND** verknüpft (alle Bedingungen müssen zutreffen).
-   **Mehrere Regeln** werden mit **ODER** verknüpft (mindestens eine Regel muss zutreffen).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/bf2319d3-48f0-4522-bc35-708f5831274d)  
 

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## **Verfügbare Bedingungstypen**

### **1) Domain — prüft die Empfänger‑Adresse**

-   **Operatoren:** *ist gleich*, *ist nicht gleich*.
-   **Eingabeformat:** Nur die **Domain**, z. B. meinefirma.de (ohne @).
-   **Mehrere Werte** trennen Sie durch Komma.

**Beispiele:**

-   *Bedingung:* **Domain ist nicht gleich** meinefirma.de  
    *Ergebnis:* E‑Mails an meinefirma.de werden **nicht** über FTAPI versendet, an alle anderen Domains werden E-Mails **automatisch** über FTAPI verschickt.
-   *Bedingung:* **Domain ist gleich** deinefirma.de, seinefirma.de  
    *Ergebnis:* E‑Mails an diese Domains werden **automatisch** über FTAPI versendet.  
     

### **2) Dateigröße — prüft die Größe von Anhängen**

-   **Operator:** *ist größer als, ist kleiner als.*
-   **Einheit:** Megabyte (MB).
-   Es wird die **Gesamtgröße** der Anhänge geprüft.

**Beispiele:**

-   *Bedingung:* **Dateigröße ist größer als** 2 MB  
     *Ergebnis:* E‑Mails mit Anhängen über 2 MB werden **automatisch** über FTAPI versendet.  
    *Bedingung:* **Dateigröße ist größer als** 0 MB  
     *Ergebnis:* **Alle** E‑Mails **mit Anhang** werden automatisch über FTAPI versendet.  
     

### **3) Betreff — prüft auf Schlüsselwörter im Betreff**

-   **Operatoren:** *enthält*, *enthält nicht*.
-   **Hinweis:** Groß‑/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt.

**Beispiele:**

-   *Bedingung:* **Betreff enthält** wichtig  
     *Ergebnis:* E‑Mails mit diesem Wort im Betreff werden **automatisch** versendet.
-   *Bedingung:* **Betreff enthält nicht** intern  
     *Ergebnis:* E‑Mails mit diesem Wort im Betreff werden **nicht** automatisch versendet.  
     

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## **Kombinationen von Bedingungen und Regeln**

### **Mehrere Bedingungen (UND‑Logik)**

Alle Bedingungen der Regel müssen erfüllt sein.

**Beispiel 1**

-   **Dateigröße ist größer als** 2 MB
-   **Betreff enthält** wichtig  
    → Nur E‑Mails **mit Anhängen über 2 MB** **und** dem Wort **„wichtig“** im Betreff werden automatisch versendet.

**Beispiel 2**

-   **Domain ist nicht gleich** meinefirma.de
-   **Dateigröße größer als** 10 MB  
    → Nur E‑Mails **an andere Domains** **und** mit Anhängen **über 10 MB** werden automatisch versendet.  
     ![](https://cdn-assets.productfruits.com/c6724c83-47bb-4c59-adb9-eaa5f42ba205)

### **Mehrere Regeln (ODER‑Logik)**

Mindestens eine Regel muss zutreffen.

**Beispiel 1**

-   **Regel 1:** Dateigröße **größer als** 2 MB
-   **Regel 2:** Betreff **enthält** wichtig  
    → Versand erfolgt, wenn **eine** der beiden Bedingungen erfüllt ist.

**Beispiel 2**

-   **Regel 1:** Domain **ist nicht gleich** meinefirma.de
-   **Regel 2:** Dateigröße **größer als** 10 MB  
    → E‑Mails an meinefirma.de werden **nicht** automatisch versendet – **außer** die Anhänge sind **größer als 10 MB**.  
     ![](https://cdn-assets.productfruits.com/406fa4ae-4489-4fa2-bd9a-e4bb3bef9c34)

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## **Tipps & Best Practices**

-   **Interne Kommunikation ausschließen:** Mit *Domain ist gleich* meinefirma.de verhindern Sie automatische FTAPI‑Zustellungen an interne Adressen.
-   **Große Anhänge absichern:** Setzen Sie *Dateigröße größer als* 10 MB, um große Sendungen automatisch zu schützen.
-   **Anhänge generell absichern:** Mit *Dateigröße größer als* 0 MB sichern Sie **alle** E‑Mails mit Anhang automatisch ab.

**Schlüsselwörter nutzen:** Definieren Sie klare Begriffe (*„vertraulich“, „NDA“, „Angebot“*), um geschäftskritische Mails zu erkennen.